Proces komunikowania jest tym, z czym każdy człowiek mierzy się na co dzień. Czy można zatem potraktować go jako oczywisty proces, którego nie trzeba doskonalić? Okazuje się, że niekoniecznie. Istnieją bowiem liczne zakłócenia sprawiające, że strony biorące udział w komunikacji nie rozumieją swoich wzajemnych stanowisk czy poglądów. By tego uniknąć warto stosować technikę jaką jest parafraza.
Czym jest parafraza?
W procesie komunikacji interpersonalnej można zastosować zabieg polegający na powtórzeniu słów nadawcy swoimi własnymi. Interpretacja odebranej informacji jest nazywana parafrazą, o której w podręcznikach pisze się przy okazji omawiania aktywnego słuchania. Już sama terminologia wskazuje, że przetworzenie komunikatu nadawcy daje wrażenie uważnego analizowania jego przekazów i próby właściwego zrozumienia wszystkich poruszonych przez niego kwestii. Dzięki parafrazie można w prosty sposób uniknąć wszelkich niedomówień czy nadinterpretacji, wzbudzając tym samym sympatię współrozmówcy i jego szacunek. Ponadto pozwala ona na zapamiętanie usłyszanych informacji, a także redukcję barier utrudniających uważne słuchanie.
Dlaczego warto jej używać?
Poza wspomnianym już polepszeniem relacji pomiędzy nadawcą a odbiorcą komunikatu, parafraza pozwala… zyskać na czasie. Czasem bywa tak, że doskonale rozumiejąc drugą stronę nie ma się pomysłu na szybką i właściwą odpowiedź. Dzięki parafrazie można upewnić się co do właściwego odbioru określonej informacji, a w czasie jej formułowania wymyślić błyskotliwą odpowiedź. Ta technika pozwala także na redukcję napięć czy kryzysów. Jeśli rozmowa wchodzi na niewygodne tematy, jest zbyt emocjonalna i zbacza z głównego toru, warto zastosować parafrazę. Wypowiedzenie słów nadawcy we właściwym tonie może przywrócić spokój i zmienić podejście osób biorących udział w komunikacji. Dzięki parafrazie można też skorygować niejasności, stwarzając atmosferę bezpieczeństwa i pewności odnoszącej się do poruszanych kwestii.
Jak opanować tę sztukę?
Przede wszystkim należy pamiętać, że słuchanie to niełatwa sztuka. Ograniczenie się do niego w trakcie wypowiadania się współrozmówcy, powinno stanowić podstawową zasadę każdego procesu komunikacji. Należy wystrzegać się przerywania, podpowiadania, narzucania swoich poglądów czy określania emocji nadawcy i żaden z tych elementów nie może wystąpić w parafrazie. Ta ma być jedynie przetransponowaniem uprzednio usłyszanych słów, pomocnym w osiągnięciu celów wymienionych w powyższych akapitach. Zabieg ten można rozpocząć od następujących zwrotów:
jeśli dobrze zrozumiałem/am, to…
czy dobrze zrozumiałem/am, że…
chcesz powiedzieć, że…
(czyli) innymi słowy…
Ich dokończenie powinna stanowić parafraza, po której otrzyma się potwierdzenie lub zaprzeczenie właściwej interpretacji komunikatu. Ważne jest, by nie przechodzić do dalszych etapów negocjacji czy rozmowy bez wyraźnej akceptacji nadawcy. Jeśli zamiast niej usłyszy się “nie jest do końca tak, jak mówisz”, to trzeba poprosić o powtórzenie i doprecyzowanie wcześniejszych informacji.
Umiejętność parafrazowania usłyszanych komunikatów jest niezwykle przydatną nie tylko na gruncie zawodowym, ale również towarzyskim. Korzystanie z tej techniki niesie za sobą wiele korzyści, pozwalających nie tylko na wzajemne zrozumienie stron uczestniczących w procesie komunikacji, ale też wyciszenie emocji i wywołanie dobrego wrażenia na współrozmówcy. Ważne jest, by parafrazować umiejętnie i naturalnie, czego można nauczyć się np. na profesjonalnych kursach i szkoleniach z komunikacji interpersonalnej.
