Wiele osób narzeka na to, że czas przelatuje im przez palce. To niezwykle niepokojące zjawisko, zważywszy na fakt, iż jest to zasób, którego nie można odzyskać – zmarnowany przepada. Niestety niewiele osób posiada umiejętność dobrego zarządzania czasem. Jak temu zaradzić? Jak nie marnować czasu? Odpowiedzi znajdziesz poniżej.

Analiza SWOT a zarządzanie czasem

Zarządzanie czasem należy zacząć od analizy SWOT, której celem jest poznanie szans, zagrożeń, silnych i mocnych stron danego przedsięwzięcia, co pomoże zweryfikować, czy warto je uwzględnić w harmonogramie. Dwie pierwsze kategorie nie są zależne od danej osoby i wynikają one niejako z okoliczności, które ją otaczają. Może być to obecna sytuacja rodzinna czy rynkowa. Z kolei szanse i zagrożenia to wewnętrzne zasoby człowieka np. cechy jego charakteru, nawyki, motywacje, które zwiększają lub zmniejszają prawdopodobieństwo doprowadzenia projektu do końca.

Marnowanie czasu – jakie czynności go pożerają?

Większość osób zapomina na co dzień czym jest praktyka uważności. Zamiast skupić się na konkretnej czynności i poświęcić jej stuprocentową uwagę, prokrastynują, poświęcając drobne wycinki czasu na zbędne czynności. W ciągu dnia sumują się one i okazuje się, że zmarnowanych zostało dobrych kilka godzin. Do największych pożeraczy czasu należy nawyk przesiadywania w social mediach, nieprecyzyjna komunikacja z innymi ludźmi, nieplanowane rozmowy telefoniczne czy próba wykonania wszystkiego naraz.

Ustalanie priorytetów, czyli jak wypełnić czas

Jaki jest ostatni etap zarządzania czasem? Mając świadomość jakie nawyki oddalają daną osobę od osiągnięcia celu oraz po ustaleniu puli zadań do wykonania w danym dniu, należy przejść do ułożenia ich w hierarchii. Dzielimy je na te “na wczoraj” oraz zadania ważne, ale mogące zaczekać. Czynności z pierwszej grupy należy wykonać na samym początku. Na wstępie pomocne mogą być takie narzędzia jak planery oraz macierz Ganta wykonana w Excelu, dzięki którym uda się zapisywać zadania i monitorować realizowanie planu. Niezwykle istotne jest, aby zostawić 10% czasu na nieprzewidziane okoliczności, które mogą pojawić się w ciągu dnia. Po każdym sukcesie warto się nagrodzić, ponieważ wzmacnia to motywację i buduje pozytywne nastawienie do pracy.

Stosowanie harmonogramów i pomocnych narzędzi analitycznych może okazać się zbawieniem dla osób, które nie potrafią zarządzać czasem. Należy również pozbyć się postrzegania organizacji dnia jako stosowania się do sztywnych, surowych reguł, ponieważ nie sprzyja to produktywności.